Documento legal

Contrato de encargo del tratamiento

Última actualización: 8 de septiembre de 2026

Anexo a las Condiciones generales de contratación

1. Partes

Responsable del tratamiento: el Cliente (la autoescuela, centro de formación o entidad que contrata el servicio), identificado con los datos de facturación aportados en la contratación.
Encargado del tratamiento: Juan Francisco Burgos Yéboles, NIF 47486554H, con domicilio en Avenida Olímpica 26, 3.º C, 28935 Móstoles (Madrid), España, titular de la marca TutorVial (en adelante, “TutorVial”).

2. Objeto y alcance

Este contrato regula el tratamiento de datos personales que TutorVial realiza por cuenta del Cliente al prestarle el servicio de plataforma de formación vial, conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).

Reparto de papeles. Es importante no confundirlos:

Datos	Responsable	Papel de TutorVial
Alumnos, profesores y personal que el Cliente da de alta en la plataforma	El Cliente	Encargado (este contrato)
Datos del propio Cliente: contacto, facturación, uso del panel	TutorVial	Responsable
Usuarios que contratan directamente con TutorVial sin pasar por una autoescuela	TutorVial	Responsable

Lo aquí pactado se aplica solo a la primera fila. El resto se rige por la Política de privacidad.

3. Duración

Este contrato está vigente mientras dure la suscripción del Cliente y hasta que se complete la devolución o supresión prevista en la cláusula 10.

4. Datos e interesados

Categorías de interesados: alumnos matriculados por el Cliente (incluidos menores de edad, ver cláusula 11), profesores y personal del Cliente, y en su caso los representantes legales de los alumnos menores.

Categorías de datos:

Identificativos: nombre, apellidos, nombre de usuario, correo electrónico, teléfono.
Fecha de nacimiento y, cuando el alumno es menor, datos del representante legal.
Datos de formación: permiso o permisos en curso, resultados de tests y exámenes, progreso por tema, tiempo de estudio, fichas de evaluación práctica.
Datos económicos de la relación entre el Cliente y su alumno (pagos, bonos, saldos) cuando el Cliente use el módulo de caja.
Datos de facturación del destinatario, cuando el Cliente use el módulo de facturación: nombre o razón social, NIF, domicilio, código postal, municipio y provincia, junto con los conceptos e importes de cada factura. Ver la cláusula 5 bis.
Datos del registro de jornada del personal del Cliente, cuando el Cliente use el registro de jornada: identificador de la persona trabajadora, tipo de marca, hora declarada, hora sellada por el servidor, indicador de marca diferida, origen, descripción del dispositivo y, en las correcciones, la marca enmendada, el motivo y su autor. Y, solo si el Cliente activa expresamente esa opción, la coordenada del instante de fichar. Ver la cláusula 5 ter.
Datos de conexión y uso de la plataforma.
Contenido de las conversaciones del alumno con el asistente de la plataforma.

No se tratan categorías especiales de datos (art. 9 RGPD). El Cliente se compromete a no introducirlas en campos libres.

Aclaración, para que no parezca una contradicción con la Política de privacidad: el modelo de representación del Módulo de Facturación puede firmarse de dos formas, y quien firma elige. Si se firma con certificado digital, no se toma ninguna imagen y no se trata ningún dato biométrico. Si se firma con comprobación de identidad por foto, se toman el documento de identidad y una imagen facial —dato biométrico, art. 9 RGPD— de la persona que firma en nombre de la autoescuela. En los dos casos eso queda fuera de este contrato: no es un dato de un alumno y ahí TutorVial no actúa como encargado del Cliente, sino como responsable de su propio tratamiento, descrito en el apartado 2.4 de la Política de privacidad. A ningún alumno se le toma un dato biométrico.

5. Naturaleza y finalidad

Alojamiento, tratamiento y puesta a disposición de los datos en la plataforma, con la única finalidad de prestar el servicio contratado: gestión de alumnos, formación en línea, seguimiento del progreso, comunicación entre el Cliente y sus alumnos, informes y, en su caso, gestión económica interna del Cliente.

TutorVial no utiliza los datos de los alumnos del Cliente para finalidades propias, ni para elaborar perfiles comerciales, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

5 bis. El módulo de facturación (Veri*Factu)

Esta cláusula se aplica solo si el Cliente usa el módulo de facturación.

Quién es quién. Las facturas las expide el Cliente, que es el obligado tributario y el responsable del tratamiento. TutorVial solo pone el programa y actúa como encargado, igual que en el resto de este contrato. La base jurídica de este tratamiento es la obligación legal del Cliente (art. 6.1.c del RGPD) de expedir factura y de remitir el registro de facturación a la Agencia Tributaria, conforme al Real Decreto 1007/2023 y a la Orden HAC/1177/2024.

Qué sale de la plataforma, y qué no. En cada factura se remite a la Agencia Tributaria, a través del subencargado indicado en la cláusula 7, un registro de facturación que contiene únicamente el nombre y el NIF del destinatario —y solo cuando la factura es completa; las simplificadas no llevan destinatario—, junto con la serie, el número, la fecha, la descripción de los conceptos y los importes. El domicilio, el correo electrónico y el teléfono del destinatario no se remiten en ningún caso. El resto de datos de facturación se guarda únicamente en la plataforma.

⚠️ La descripción de los conceptos la escribe el Cliente y viaja íntegra en el registro. El Cliente se compromete a no escribir en ella datos personales que no sean necesarios.

Destinatarios: la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por imperativo legal, y el subencargado que realiza el envío por cuenta del Cliente.

Modelo de representación. Para que ese envío pueda hacerse en su nombre, el Cliente firma un modelo de representación ante el subencargado. Puede hacerlo de dos formas, y elige él.

Con certificado digital: el Cliente se descarga el modelo, lo firma en su propio equipo con su certificado electrónico y lo remite firmado. Se comunican al subencargado los datos fiscales del propio Cliente (NIF, denominación y domicilio) y los datos identificativos y de contacto de quien firma. No se toma ninguna imagen y no se trata ningún dato biométrico ni de categoría especial. Si el Cliente es una persona jurídica, esta es la única forma disponible, porque la comprobación por foto solo la admite el subencargado para personas físicas.
Con comprobación de identidad por foto: además de lo anterior se comunican los datos del documento de identidad (DNI o pasaporte, imagen o escaneado) y una imagen facial de la persona que firma. La imagen facial es un dato biométrico de categoría especial (art. 9 RGPD), y el subencargado recaba el consentimiento explícito (art. 9.2.a) antes de tomarla.

En ninguna de las dos formas se comunican datos de alumnos. Esos datos los trata el subencargado de firma electrónica indicado en la cláusula 7, y afectan únicamente a la persona que firma en nombre del Cliente. Este trámite queda fuera del encargo regulado en este contrato: no es un tratamiento de datos de los alumnos, sino de los datos del propio Cliente, que se rige por la Política de privacidad. La declaración de la cláusula 4 —que no se tratan categorías especiales— se refiere a los datos que el Cliente introduce en la plataforma, y sigue siendo cierta.

Conservación. Las facturas y sus registros son documentación fiscal del Cliente y no se suprimen con el resto de los datos al terminar la prestación ni al atender un derecho de supresión. Se conservan bloqueadas durante los plazos de prescripción tributaria y mercantil —cuatro años a efectos fiscales y seis años conforme al Código de Comercio, aplicándose el más amplio—, y quedan a disposición del Cliente. Esta es la excepción anunciada en la cláusula 10.

5 ter. El registro de jornada del personal (art. 34.9 ET)

Esta cláusula se aplica solo si el Cliente usa el registro de jornada.

Quién es quién. El obligado a llevar el registro diario de jornada es el Cliente, como empresa, y es él quien decide sobre esos datos: es el responsable del tratamiento. TutorVial solo pone el programa y actúa como encargado, igual que en el resto de este contrato. La base jurídica es la obligación legal del Cliente (art. 6.1.c del RGPD) que impone el artículo 34.9 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015).

Interesados. El personal del Cliente: profesores de formación vial, personal administrativo y dirección. Los alumnos no fichan y quedan fuera de este tratamiento.

Obligación de informar: es del Cliente. Corresponde al Cliente informar a su plantilla del registro y de sus condiciones de aplicación, así como atender lo que la normativa laboral exija respecto de su representación legal. TutorVial no puede sustituirle en ello.

La ubicación es una opción del Cliente, y nace desactivada. El art. 34.9 ET obliga a registrar la jornada, no a geolocalizar a nadie. Si el Cliente activa el registro de la coordenada del instante de fichar, lo hace bajo su responsabilidad y asume el deber de informar de forma expresa, clara e inequívoca a su plantilla conforme al artículo 90.2 de la Ley Orgánica 3/2018. Mientras la opción esté desactivada, el sistema descarta la ubicación aunque el dispositivo la envíe. No hay seguimiento continuo: se registra únicamente el punto del instante de cada marca.

Inalterabilidad. El registro es de solo añadir. Una marca no se modifica ni se borra, tampoco por TutorVial ni por el Cliente: los errores se enmiendan anotando una corrección que identifica la marca original, su motivo y su autor, y se conservan las dos. La hora que sella cada marca la pone el servidor, no el dispositivo de quien ficha. Los volcados periódicos de conservación se sellan con una huella digital que permite comprobar que no han sido alterados.

Conservación. El registro se conserva cuatro años desde cada anotación, por imposición del art. 34.9 ET, y no se suprime con el resto de los datos al terminar la prestación ni al atender un derecho de supresión: el art. 17.3.b del RGPD exceptúa el tratamiento necesario para cumplir una obligación legal. Cuando una persona trabajadora solicita la supresión, la solicitud se responde de forma motivada —con el amparo legal y el plazo— y se traslada al Cliente; tampoco se elimina su ficha mientras existan marcas a su nombre, porque un registro que no puede atribuirse a una persona deja de cumplir su función probatoria. La persona trabajadora puede descargar su propio registro desde la aplicación: esa descarga comprende sus marcas más recientes hasta el límite que la propia exportación indica y, al alcanzarlo, lo advierte; las anteriores se solicitan a hola@tutorvial.es. La obligación de conservar el registro durante los cuatro años es del Cliente, que puede solicitar su entrega en formato abierto antes de la supresión prevista en la cláusula 10. Esta es la segunda excepción anunciada en esa cláusula.

6. Obligaciones de TutorVial como encargado

TutorVial se obliga a:

Tratar los datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente, incluidas las transferencias internacionales descritas en la cláusula 9. Se consideran instrucciones documentadas el uso normal de la plataforma y las funcionalidades que el Cliente active.
Informar al Cliente si, a su juicio, una instrucción infringe la normativa de protección de datos.
Garantizar que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad.
Aplicar las medidas de seguridad de la cláusula 8.
No recurrir a otro encargado sin lo previsto en la cláusula 7.
Asistir al Cliente en la atención de los derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición) mediante las funcionalidades de la plataforma y, cuando no baste, previa solicitud a hola@tutorvial.es.
Asistir al Cliente en el cumplimiento de los artículos 32 a 36 del RGPD (seguridad, notificación de brechas y evaluaciones de impacto), teniendo en cuenta la información disponible.
Notificar al Cliente sin dilación indebida —y en todo caso dentro de las 24 horas siguientes al momento en que TutorVial tenga conocimiento efectivo de ella— cualquier violación de la seguridad que afecte a sus datos, con la información necesaria para que el Cliente cumpla su deber de notificación a la autoridad de control.

Las 24 horas se cuentan desde que TutorVial se entera, no desde que ocurre el incidente, porque es lo único que TutorVial controla y, por tanto, lo único que puede cumplir siempre. Cuando la violación se produce en los sistemas de un subencargado (cláusula 7), TutorVial depende de que este le avise: sus contratos le obligan a hacerlo sin dilación indebida, pero no todos fijan un plazo en horas, de modo que entre el incidente y el aviso al Cliente puede transcurrir el tiempo que el subencargado tarde en comunicarlo. TutorVial trasladará al Cliente esa información en cuanto la reciba y le indicará la fecha en que él mismo tuvo conocimiento, para que pueda computar su propio plazo del artículo 33 del RGPD.
Poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y permitir auditorías conforme a la cláusula 12.

7. Subencargados

El Cliente autoriza de forma general a TutorVial a recurrir a los subencargados necesarios para prestar el servicio. TutorVial les impone por contrato obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este documento y responde de su actuación.

Subencargados actuales:

Subencargado	Servicio	Ubicación del tratamiento
Google Ireland Ltd. / Google LLC (Firebase, Google Cloud)	Base de datos, autenticación y ejecución de funciones	Unión Europea, multirregión `eur3` (Bélgica y Países Bajos) · funciones en Bélgica (europe-west1)
Google Ireland Ltd. / Google LLC (Cloud Storage)	Archivos de la plataforma y copia de seguridad de los registros de facturación	🔴 Estados Unidos (`us-east1`) · comprobado el 03-09-2026
Google Ireland Ltd. / Google LLC (Cloud Storage)	Volcados de conservación del registro de jornada (cláusula 4.7)	✅ Unión Europea — `EUROPE-WEST1` (Bélgica), bucket `tutorvial-fichajes-eu` · comprobado el 03-09-2026
Bilbabit, S.L. (Verifacti) — NIF B75777847	Generación del registro de facturación y su remisión a la Agencia Tributaria (módulo de facturación, cláusula 5 bis)	España · sus servidores están alojados en territorio europeo (Google Cloud EMEA Ltd., Irlanda)
Namirial, S.p.A. — Italia (subencargado de Bilbabit)	Comprobación de identidad por foto del modelo de representación (cláusula 5 bis). Interviene solo si el Cliente elige esa forma de firmar: si firma con certificado digital, no trata ningún dato. No trata datos de alumnos	Italia
Vercel Inc.	Alojamiento y distribución de la aplicación web	Estados Unidos y red global
Stripe Payments Europe Ltd.	Pasarela de pago y emisión de facturas	Irlanda · Estados Unidos
Soluciones Corporativas IP, S.L.U. (DonDominio)	Correo electrónico saliente y buzones	España
Functional Software, Inc. (Sentry)	Registro de errores de la aplicación	Alemania (región europea)
BunnyWay d.o.o. / Cloudflare	Distribución de vídeo y archivos	Unión Europea

TutorVial informará al Cliente de cualquier cambio en esta lista con 30 días de antelación. El Cliente podrá oponerse por motivos razonables y, si no se alcanza una solución, resolver la suscripción sin penalización.

8. Medidas de seguridad (art. 32)

Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todas las comunicaciones, y cifrado en reposo en la infraestructura del proveedor de base de datos.
Control de acceso por roles y aislamiento entre clientes: cada autoescuela solo accede a los datos de sus propios alumnos, verificado en las reglas del servidor y no solo en la aplicación.
Autenticación con credenciales individuales por usuario.
Registro de errores y actividad para detectar incidentes.
Copias de seguridad y capacidad de restauración: copia diaria automática de la totalidad de la base de datos, conservada 30 días y almacenada en la Unión Europea; recuperación a un instante anterior de los últimos 7 días; y protección activada contra el borrado de la base de datos.
Revisión periódica de la eficacia de las medidas.

9. Transferencias internacionales

Parte del tratamiento se realiza en Estados Unidos por los proveedores indicados en la cláusula 7. Estas transferencias se amparan en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea y, cuando el proveedor está adherido, en el Data Privacy Framework UE-EE. UU.

Conviene que el Cliente lo sepa con precisión, porque el reparto no es uniforme:

La base de datos está en la Unión Europea (eur3) y las funciones de servidor en Bélgica. Ahí viven las facturas y todos los datos de los alumnos.
El almacenamiento de archivos de Google (Cloud Storage) está en Estados Unidos (us-east1). Ahí se guarda la copia de seguridad de los registros de facturación —los ficheros XML que el Cliente ha presentado a la Agencia Tributaria—, que en las facturas completas contienen el nombre y el NIF del destinatario.
Los volcados de conservación del registro de jornada (cláusula 5 ter) NO salen de la Unión Europea. Se archivan en un almacén situado en Bélgica (EUROPE-WEST1), que es el destino de serie del sistema, y antes de escribir se comprueba la ubicación real del almacén: si no estuviera en la Unión Europea, el volcado no se realiza.
El envío a la Agencia Tributaria se realiza desde España, por Bilbabit, S.L.

10. Devolución o supresión al finalizar

Terminada la prestación, TutorVial, a elección del Cliente:

devolverá los datos en un formato estructurado y de uso común, o
los suprimirá, junto con las copias existentes.

El Cliente dispone de 30 días naturales desde la baja para solicitar la devolución. Transcurrido ese plazo sin solicitud, TutorVial procederá a la supresión, salvo los datos que deba conservar bloqueados para atender responsabilidades legales. Son dos:

la documentación fiscal de la facturación, durante los plazos de prescripción tributaria y mercantil (cláusula 5 bis), y
el registro de jornada del personal, durante los cuatro años del art. 34.9 ET (cláusula 5 ter).

11. Menores de edad

La plataforma trata datos de menores de edad, ya que los permisos AM y A1 pueden cursarse desde los 15 y 16 años respectivamente.

El Cliente, como responsable, garantiza que dispone de la base jurídica necesaria para el tratamiento y que ha recabado, cuando la ley lo exige, el consentimiento de los titulares de la patria potestad o tutela. Conforme al artículo 7 de la Ley Orgánica 3/2018, el menor mayor de 14 años puede consentir por sí mismo; por debajo de esa edad se requiere el consentimiento del representante legal. La plataforma permite registrar los datos del representante legal cuando el alumno es menor.

12. Auditoría

El Cliente podrá verificar el cumplimiento de este contrato solicitando la información de la cláusula 6.9, con un preaviso de 15 días y una frecuencia máxima anual, salvo que exista un requerimiento de la autoridad de control o una brecha de seguridad. Las auditorías se realizarán sin interrumpir el servicio y con respeto a la confidencialidad y a los datos de los demás clientes.

13. Responsabilidad

Cada parte responde de los daños que cause por el incumplimiento de sus obligaciones conforme al artículo 82 del RGPD. La limitación de responsabilidad pactada en las Condiciones generales de contratación no se aplica a las sanciones o indemnizaciones derivadas del incumplimiento de la normativa de protección de datos.

14. Aceptación

Este contrato se acepta junto con las Condiciones generales de contratación en el momento de contratar el servicio, y queda registrada la fecha y el medio de aceptación. Prevalece sobre cualquier acuerdo anterior en materia de protección de datos.

15. Contacto

Para cualquier cuestión relativa a este contrato: hola@tutorvial.es · https://www.tutorvial.es